Digitalización de documentos: Beneficios y cómo hacerlo

La digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad imperiosa para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un mundo cada vez más digital. En América Latina, países como Perú, Colombia y Ecuador están experimentando un crecimiento significativo en la adopción de tecnologías digitales, impulsadas por la necesidad de modernizar procesos y cumplir con las normativas actuales ¡Tenemos mucho por contarte!

¿Qué es la digitalización de documentos?

Saber qué es la digitalización de documentos en esta era, es una necesidad. Se trata del proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales, es decir, implica usar escáneres, cámaras y software especializados para transformar papel en formatos digitales, como PDFs o imágenes. 

La digitalización no sólo preserva la información, sino que también facilita el acceso y la gestión de datos. En países como Perú, la digitalización está ganando terreno rápidamente, con un aumento del 30% en la adopción de soluciones digitales en los últimos dos años, según un informe de la Cámara de Comercio de Lima.

Un informe de la Cámara de Comercio de Bogotá (2024) señala que el 55% de las empresas colombianas han implementado algún tipo de tecnología digital en sus operaciones diarias, lo que representa un aumento del 20% en comparación con 2023.

Por otro lado, la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia de Telecomunicaciones (ARCOTEL) identificó que el 60% de las empresas en Ecuador han adoptado sistemas de digitalización de documentos en 2024, un incremento del 18% respecto al año anterior. 

La tendencia muestra que las empresas adoptan estas medidas debido a los beneficios tangibles que observan en sus resultados. Por eso, es necesario entender cómo digitalizar los documentos para obtener un impacto positivo a nivel empresarial.

Beneficios de digitalizar documentos

La digitalización de documentos ofrece una serie de beneficios clave que pueden transformar la eficiencia operativa de tu empresa:

Eficiencia operativa mejorada

La digitalización reduce el tiempo necesario para buscar y recuperar documentos. En Perú, el 45% de las empresas reportaron una mejora del 50% en la eficiencia operativa tras digitalizar sus documentos, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).

Reducción de costos

Al eliminar la necesidad de almacenamiento físico y reducir el uso de papel, la digitalización puede disminuir significativamente los costos operativos. En Colombia, las empresas han experimentado una reducción de hasta el 25% en costos de almacenamiento y administración de documentos.

Cumplimiento normativo

Digitalizar documentos ayuda a cumplir con las regulaciones y normativas locales e internacionales. En Ecuador, la adopción de la digitalización ha facilitado el cumplimiento de normativas de conservación de datos, con un aumento del 20% en el cumplimiento normativo en el último año, según la Superintendencia de Compañías.

Mejora en la seguridad de datos

Los documentos digitalizados pueden ser protegidos con encriptación y respaldos, reduciendo el riesgo de pérdida o acceso no autorizado. En Perú, el 60% de las empresas que adoptaron soluciones de digitalización reportaron mejoras en la seguridad de los datos.

Cumplir con las obligaciones fiscales de manera eficiente y sin complicaciones es esencial para el éxito de tu empresa. Afortunadamente, la tecnología ofrece soluciones innovadoras que exploraremos en este artículo.

¿Cómo digitalizar documentos?

Para digitalizar documentos de manera efectiva, sigue estos pasos:

1. Evaluación Inicial y Diagnóstico: Analiza el volumen y tipo de documentos que necesitas digitalizar (facturas, contratos, recibos, etc). Estima cuántos documentos digitalizarás y determina tus objetivos y necesidades específicas (facturas, contratos, recibos, etc).
2. Elección de Herramientas: Según el diagnóstico, utiliza escáneres de alta calidad (poca documentación), software de gestión documental (poca a mediana documentación) o soluciones en la nube (para gran volumen de documentación).
3. Implementación: Una vez que hayas elegido las herramientas, puedes organizar y clasificar los documentos antes de su escaneo, nómbralos, organízalos de manera lógica para facilitar su búsqueda. Guarda los documentos digitalizados en el DMS o en la noche para su seguridad y accesibilidad.
4. Capacitación: Es importante que todo tu equipo esté capacitado para usar las nuevas herramientas y sistemas de digitalización, independientemente de su grado de complejidad. Ofrece sesiones de formación y recursos educativos para asegurar que todos comprendan el proceso y las mejores prácticas.
5. Monitoreo y Mejora Continua: Realiza auditorías periódicas para asegurar que el sistema de digitalización funciona correctamente y realiza mejoras según sea necesario o busca nuevas herramientas.

¿Qué no se puede digitalizar?

No todos los documentos pueden ser digitalizados debido a restricciones legales o por su naturaleza física. Documentos que requieren la conservación de su forma original, como ciertos contratos o títulos, pueden necesitar ser almacenados en formato físico.

Escanear y digitalizar ¿Es lo mismo?

No, escanear es solo una parte del proceso de digitalización. Escanear convierte un documento físico en una imagen digital, mientras que la digitalización incluye la gestión de esos documentos en un sistema que permite su acceso, búsqueda y manejo eficientes netamente digitales.

Herramientas avanzadas para digitalizar documentos

Software de gestión documental (DMS)

Son fundamentales para organizar y acceder a documentos digitales de manera eficiente. Soluciones como libros electrónicos de CSTI CORP ofrecen una gestión integral y segura de documentos digitales. Aquí hay algunos aspectos clave:

• Centralización: Un DMS centraliza todos los documentos en un único repositorio digital, facilitando el acceso y la administración.
• Seguridad: Proporciona encriptación y control de acceso para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos.
• Búsqueda Avanzada: Utiliza índices y metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación rápida de documentos específicos.
• Automatización: Permite la automatización de procesos como el flujo de aprobación de documentos y la gestión de versiones.

Por ejemplo, Libros Electrónicos de CSTI CORP no solo almacena y organiza documentos, sino que también aseguran el cumplimiento normativo del país, un aspecto crítico para muchas industrias. Contáctalos AQUÍ.

Sistema en la nube

Utilizar servicios en la nube como AWS (Amazon Web Services) para la digitalización de documentos ofrece varias ventajas:

• Alta Disponibilidad: La nube garantiza que los documentos estén disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto.
• Escalabilidad: Permite ajustar fácilmente la capacidad de almacenamiento según las necesidades de la empresa.
• Seguridad: AWS ofrece medidas de seguridad avanzadas, incluyendo encriptación de datos en reposo y en tránsito, así como backups automáticos.
• Reducción de Costos: Elimina la necesidad de mantener infraestructuras físicas de almacenamiento, reduciendo costos operativos.

Conclusión

La digitalización de documentos es una estrategia esencial para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia, reducir costos y cumplir con las normativas. Con el crecimiento de la digitalización en Perú, Colombia y Ecuador, ahora es el momento perfecto para implementar estas soluciones en tu empresa. 

Aprovecha herramientas avanzadas y servicios como los Libros Electrónicos de CSTI CORP para facilitar esta transición y asegurar una gestión documental moderna y eficiente.

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